Il existe trois manières d'ajouter un nouvel événement au sein d'un groupe Mobiliss.
Actuellement, seul un administrateur Mobiliss est habilité à créer des nouveaux événements au sein d'un groupe.
Après la création d'un événement, un second écran permet de définir précisément quels sont les moyens à mettre en oeuvre dans le cadre de l'événement ainsi que chaque horaire correspondant. Comme présenté dans les concepts de base, certains moyens demandent un pré-requis en terme d'activité et/ou de qualification pour s'y inscrire.
A noter : Cet écran permet également de modifier les horaires après l'envoi d'une mobilisation. Cela ne génère aucune notification automatique ; il faut éventuellement utiliser l'envoi d'un e-mail ou d'une nouvelle confirmation pour prévenir les personne déjà inscrites du changement.
Par défaut, les utilisateurs ne peuvent pas s'inscrire d'eux-même à une mobilisation tant que celle-ci n'est pas ouverte, seul un administrateur peut le faire. Cela permet de créer des événements à l'avance, mais aussi de clôturer les inscriptions, quel que soit le statut de la mobilisation.
Le bouton Mobiliser permettra la rédaction d'un texte, utilisé en complément à la génération d'un e-mail personnalisé, envoyé vers chaque utilisateur pouvant s'inscrire à un poste vacant dans la mobilisation. Cet e-mail offre la possibilité de répondre immédiatement par oui ou par non (via un clic sur un bouton au bas de l'e-mail).
BruCap uniquement : Le bouton Mobiliser (SL) permettra la rédaction d'un texte, utilisé en complément à la génération d'un e-mail groupé vers chaque responsable local d'une section ou unité. Cet e-mail dresse un statut de chaque horaire, chaque moyen, ce qui a déjà été confirmé et ce qu'il reste à pourvoir. Chaque responsable local peut dès lors se connecter pour proposer sa section ou unité pour un ou plusieurs postes.
De la même manière, le bouton Confirmer permet la rédaction d'un texte, utilisé en complément à la génération d'un e-mail groupé vers chaque volontaire confirmé dans l'événement. Cet e-mail reprend chaque horaire, chaque moyen, et le nom de chaque intervenant. Tous les fichiers publics ajoutés précédemment dans l'événement sont aussi repris dans l'e-mail. Le but de cet e-mail est d'envoyer toutes les informations opérationnelles aux intervenants concernés.
Lorsqu'un utilisateur s'inscrit, cette inscription apparaît en statut à valider. Il est alors possible à un administrateur de cliquer sur cette réponse afin d'en changer le statut, typiquement la valider ou la refuser. Dans les deux cas, l'utilisateur (ou les responsables locaux concernés, dans le cadre d'une inscription d'une section ou unité à un événement BruCap) reçoit un e-mail automatique.
Il est également possible d'inscrire soi-même une volontaire en utilisant les icônes indiquant le nombre de personnes encore à assigner. Etant qu'administrateur, il est possible d'assigner un volontaire qui n'aurait pas pu s'inscrire lui-même ; la liste des volontaires proposée est donc plus large que les volontaires réellement qualifiés.
Cliquer sur le nombre de personnes manquantes pour un moyen permet d'accéder à quelques options particulières, telles que ré-ouvrir explicitement les inscriptions, préciser que le moyen est encore à confirmer, ou bien valider en une fois tous les volontaires inscrits en attente de validation.
Exemple : Mon événement nécessite encore 1 opérateur PCO et 1 ambulancier AMU. Si je confirme l'inscription d'une personne en tant qu'opérateur PCO ; dès lors plus aucun opérateur ne peut se mettre disponible pour cette recherche, celle-ci étant complète. Par contre, tous les ambulanciers peuvent toujours répondre et s'inscrire, jusqu'à ce que j'en confirme un de plus.
Outre les administrateurs Mobiliss, il est possible de préciser qu'un utilisateur, confirmé comme un type particulier de moyen sur un événement, dispose des droits de gestion sur cet événement. C'est typiquement le cas d'un "Dir Ops" dans le cadre des activités Secours, qui sera le responsable par défaut de la mobilisation. Il est également possible de définir un autre (second) responsable, non-lié à un moyen. La ou les personnes disposant de ces droits sont indiquées dans le champs Responsable mobilisation, en haut à droite des détails d'un événement.
Les gestionnaires de mobilisations disposent des mêmes droits que ces éventuels responsables, mais pour tous les événements d'un même groupe.
Voici les actions possibles en tant que responsable d'une mobilisation, présentées par ordre de difficulté d'appréhension. Notez qu'un responsable ne peut pas créer lui-même de nouvel événement, seul les administrateurs d'un groupe crée les événements et assigne ensuite le responsable.
Voici un scénario d'utilisation de l'outil, dans les mains d'un responsable local des Secours d'une section locale X.