Si l'option de gestion des inventaires a été activée, il est possible dans Mobiliss de répertorier tout le matériel dont dispose une unité ou une section locale.
Des catégories d'inventaires sont proposés par défaut, et sont le même pour toutes les sections locales et unités qui utilisent Mobiliss. Définies au niveau de Bruxelles-Capitale, ces catégories sont en réalité issue du catalogue due Magasin Central de la Croix-Rouge de Belgique.
En effet, ce catalogue a été importé dans Mobiliss, et il est possible à partir d'un inventaire de consulter le catalogue correspondant. Il est même possible de lier une pièce de l'inventaire en section locale à un article du catalogue. Dans quel but? Mobiliss permet la gestion d'une liste d'achats (voir plus loin) dans laquelle apparaissent les éventuelles références au Magasin Central. Ce qui facilité grandement la création d'un bon de commande correspondant!
A noter, seuls les intitulés des catégories sont communs, le matériel en lui-même est évidemment propre à chaque section locale ou unité. Toute section ou unité qui veux gérer d'autres catégories d'inventaires peut le faire, en créant ses propres catégories via l'onglet Données. Chaque catégorie permet de définir si le matériel qu'il contient est assignable à un volontaire ou si il permet de se voir attribuer une date de péremption.
L'onglet Inventaires dans le menu principal permet pour chaque catégorie de gérer le matériel approprié. Il est possible d'entrer différentes informations à propos de chaque matériel, tel qu'un titre, une année d'achat, un n° de série, un lieu de stockage... Ou un commentaire, pour toute autre information utile qui ne trouverait pas sa place ailleurs. Pour faciliter l'encodage, il est possible de dupliquer chaque matériel, plutôt que de repartir d'un formulaire vierge.
Pour chaque matériel, il est possible de préciser qu'il faut en acheter. N'importe quel volontaire ayant accès à Mobiliss peut utiliser cette fonction (sans pouvoir rien gérer d'autre au niveau des inventaires). Le but est double :
Le matériel ainsi pointé se retrouve sur une liste d'achat, multi-catégories, où il est possible de faire passer chaque matériel par 3 statuts, à savoir à commander, en commande, et reçu. Ce dernier permet de distinguer par exemple une tenue reçue mais pas encore donnée à un volontaire. Le dernier bouton de chaque ligne de la liste d'achat permet de faire "avancer" le matériel dans la catégorie suivante.
Dernier volet important de la gestion des matériels, il est possible de faire un lien simplifié entre les activités d'une section locale ou unité et les activités qu'elles effectuent, via des "listes de chargement".
Concrètement, il est possible pour chaque moyen d'un événement de lui assigner du matériel. Contrairement à l'assignation vers un utilisateur, le matériel n'est pas réellement lié à l'événement ; ici c'est une liste de matériel propre à un moyen le jour de l'événement qui est générée. Si vous supprimer le matériel de votre stock, cela n'impact pas l'historique de vos événements qui ont utilisé ce matériel. C'est un fonctionnement qui se veut simplifier, en attendant une analyse de gestion plus poussées du matériel, y compris une gestion des consommables sur préventifs. A défaut, l'avantage de ce système simplifié est de pouvoir aujourd'hui ajouté du matériel en valeur libre, autrement dit, sans que celui-ci corresponde à un matériel enregistré officiellement dans l'inventaire.
Où se retrouve cette liste de matériel? Actuellement, il est possible de retrouver l'information à 3 endroits :
Malheureusement actuellement il n'est pas possible de faire apparaître un matériel + important que les autres (typiquement, le véhicule assigné) directement au sein du moyen, sans avoir à cliquer sur la valise. Mais cela peut s'envisager.
A moyen terme, sous-entendu avant une étude consacrée à un outil réellement dédié à une gestion profonde du matériel, il est prévu :