Concepts de base

Voici une description des concepts de base qui vous permettront d'aborder le fonctionnement de Mobiliss.

Mobiliss permet à différents groupes d'effectuer des mobilisations (au sens large du terme). Il peut s'agir de sections locales Croix-Rouge, d'unités Croix-Rouge, ou encore dans l'absolu de groupes liés à des activités particulières. Dans la présente documentation, on parlera systématiquement de “groupe” pour désigner l'une de ces 3 possibilités.

De manière générale, tout utilisateur enregistré au sein de Mobiliss, qu'il y aie accès ou non, est appelé volontaire. Très peu d'informations personnelles sont conservées concernant les volontaires, uniquement celles requises au bon fonctionnement de Mobiliss :

• nom
• prénom
• adresse e-mail
• téléphone (2 possibles)
• numéro de registre national
• compétences (voir plus bas)

Les autres informations personnelles relatives à chaque volontaire sont et doivent être uniquement gardées au niveau de la base de données des volontaires de la Croix-Rouge de Belgique.

Chaque volontaire va être lié à un ou plusieurs groupes. Il exercera pour chacun une ou plusieurs activités. Mobiliss propose une liste d'activité possible commune à tous les groupes, mais chaque groupe peut définir d'autres activités qui lui seraient propres.

Exemple : le volontaire Toto effectue du Transport Ambulance au sein de BruCap, du Secours et de la Logistique au sein de l'unité X, et de l'Action Sociale au sein de la section locale Y.

Mobiliss permet de préciser qu'un volontaire exerce une fonction de responsable ou un mandat de gestion (comité) au sein d'un groupe, avec une adresse liée à cette fonction. Ainsi, il n'est pas possible de consulter les données volontaires appartenant aux autres groupes, à l'exception des données de contact des volontaires exerçant une telle fonction. Cette adresse de fonction est également utilisée comme adresse de réponse lorsque le volontaire envoie un e-mail (automatique ou non).

Pour qu'un volontaire puisse accéder à un groupe Mobiliss, il faut qu'il aie reçu un e-mail de bienvenue par rapport à ce groupe (fonction “Activer” sur le profil d'un volontaire). Enfin, notez qu'il est possible de désactiver un volontaire pour un groupe, en précisant qu'il n'est plus actif au sein de celui-ci depuis une certaine date.

Par défaut, chaque volontaire n'a accès qu'en consultation à une série de donner, à l'exception des mobilisations où il pourra s'inscrire (uniquement en son nom propre) - voir plus loin. Pour qu'un volontaire, responsable ou mandataire, aie accès aux fonctionnalités de gestion de Mobiliss, celui-ci doit avoir un accès Administrateur activé. Par simplicité, il n'y a que ces deux niveaux d'accès au sein d'un groupe Mobiliss: volontaire et administrateur. Chaque administrateur, quelque soit sa fonction ou son mandat exact, peut dès lors être back-up pour les activités des autres.

A noter, lorsqu'une information affiche un petit cadenas jaune, cela signifie que l'information est réservée aux administrateurs, les autres volontaires ne voient pas l'information ou le cadre correspondant.

Chaque volontaire est aussi associé à une liste de ses compétences utiles dans le cadre de ses activités Croix-Rouge. Il est possible de préciser une date d'expiration pour une compétence. Les compétences sont communes

Exemple : une section locale X peut définir une compétence interne “Chauffeur BR” et l'affecter à certains de ces volontaires.

Pour la même raison que le nombre restreint d'informations personnelles, aucun historique ou donnée complémentaire n'est gardé au niveau de Mobiliss.

Un moyen est un groupe de volontaires demandés afin de remplir une mission bien particulière. Il est possible de préciser pour chaque moyen une restriction en terme d'activité et/ou une restriction en terme de compétence, de sorte que seuls les volontaires disposant que de l'une et/ou l'autre ne puissent s'inscrire à la mission proposée.

Exemple : une Ambulance AMU est un moyen composé de 2 volontaires exerçant l'activité Transport Ambulances et disposant de la compétence Ambulancier AMU.

Un événement est donc, par extension, la description d'une mission ainsi que l'ensemble des moyens à mettre en oeuvre. Chaque événement est lié à un type d'événement, mais uniquement à titre indicatif (statistiques). En général, chaque moyen est associé à un horaire, et il est possible de préciser si l'horaire est à confirmer, confirmé, ou annulé.

En terme de gestion plus avancée, notez qu'il est possible d'ajouter des fichiers (visibles au choix par les volontaires ou les administrateurs), de préciser une personne de contact, de générer un devis ou une facture correspondant à l'événement, ou encore de nommer un volontaire Responsable pour cet événement. Ce volontaire responsable aura dès lors accès à une partie des fonctionnalité de gestion pour l'événement choisi uniquement.

Enfin, l'une des fonctions les plus pratiques dans Mobiliss est depuis un événement de pouvoir Dupliquer celui-ci à une autre date et un autre horaire. Sur base du 1er horaire, tous les autres moyens s'alignent alors automatiquement.

Pour un événement (futur), un administrateur peut Ouvrir la mobilisation. Une fois la mobilisation ouverte, chaque volontaire qui dispose des pré-requis à l'un ou l'autre moyen pourra s'y inscrire. A moins que la mobilisation aie été pointé comme étant en Confirmation automatique, les volontaires inscrits resteront en attente de confirmation jusqu'à ce qu'un administrateur valide ou refuse leur inscription.

Pour ne pas attendre que chaque volontaire se connecte à Mobiliss pour s'inscrire, un administrateur peut Mobiliser par e-mail. Cette fonction génère un e-mail personnalisé vers chaque volontaire actif, lui présentant pour chaque moyen auquel il a accès un bouton permettant de s'inscrire juste en cliquant, et donc sans devoir se connecter à Mobiliss. De quoi obtenir rapidement les réponses de chacun!