La partie Volontaires dans Mobiliss permet de gérer les utilisateurs ayant accès ou recevant les mobilisations de votre groupe (section locale ou unité). Il est possible pour un volontaire d'être actif au sein de 2 groupes, avec pour chacun un profil différent. Voici un exemple concret : un volontaire peut être ambulancier AMU à BruCap et secouriste en section locale. Dans cette optique, quelques données de base seront communes aux 2 groupes (voir plus loin).
Il est prévu à court terme (été 2018) que Mobiliss s'intègre à la base de données des volontaires de la Croix-Rouge de Belgique. A ce titre, et en prévision, actuellement Mobiliss ne gère pas de manière exhaustive les données relatives aux utilisateurs, et se contente du minimum nécessaire à la mobilisation des volontaires.
Des informations telles que l'adresse ou la personne à contacter en cas d'urgence ne sont aujourd'hui pas gérées, ni disponibles via Mobiliss, afin de ne pas dupliquer la gestion de ces données. Pour la même raison, un volontaire ne peut pas aujourd'hui modifier lui-même ses données. Dans le cadre de l'ouverture et de l'intégration du Fichier des Volontaires, cette opération se réalisera directement à ce niveau, avec une répercussion automatique dans Mobiliss.
Les données principales d'un volontaire sont :
Ce sont les seules informations personnelles gardées actuellement au niveau de Mobiliss. Ces données sont communes à travers toutes les sections et unités utilisant Mobiliss.
Pour chaque groupe auquel appartient un utilisateur, il y a toute une série de données possibles qui ne sont alors utilisables que dans le cadre de ce groupe, telle que la date d'inscription ou les activités que l'utilisateur effectue pour le compte de ce groupe.
Mobiliss permet de préciser qu'un utilisateur exerce une fonction de responsable ou un mandat de gestion (comité) au sein d'un groupe, avec une adresse et un numéro de téléphone spécifiquement liés à cette fonction.
Votre adresse de fonction sera également utilisée comme adresse de réponse (reply to) lorsque vos actions dans Mobiliss enverront des notifications.
Il est également possible de spécifier une date et une raison quant à l'arrêt des activités d'un volontaire. Cette action aura pour conséquence de lui interdire tout futur accès à Mobiliss. Il est nécessaire d'utiliser cette méthode plutôt que la suppression pure et simple d'un utilisateur afin de pouvoir garder une trace de ses participations au sein de la section.
A noter : un volontaire qui souhaitera exercer son droit à l'oubli (obligation du GDPR) devra alors être anonymisé (par la suppression de ses données signalétiques) plutôt que supprimé.
Cette option détermine si l'on considère qu'un volontaire a déjà reçu l'e-mail l'invitant à se connecter à Mobiliss. Par défaut, cette option n'est pas activée lors de la création d'un nouvel utilisateur. Une fois l'utilisateur créé, un bouton sur son profil vous permet de lui envoyer un e-mail de bienvenue, activant son accès et lui expliquant comment se connecter à Mobiliss.
Si vous avez plusieurs utilisateurs à créer, ou lors de l'importation initiale de vos utilisateurs, vous pouvez soit activer les utilisateurs un par un via cette fonction, soit utiliser le bouton Activer tous disponible depuis la liste Volontaires actifs.
En cours de développement : Par défaut, l'adresse e-mail et les numéros de téléphone ne sont visibles que par les utilisateurs du même groupe (donc, de la même section locale ou unité) disposant de droits spécifiques, tels que les administrateurs. Le bouton Consentement? depuis la liste Volontaires actifs permet l'envoi d'un e-mail dans lequel chaque volontaire peut indiquer si oui ou non il accepte que ses données soit visibles, sans distinction, par tous les autres volontaires du même groupe.
Cette option détermine simplement si l'utilisateur reçoit ou pas des notifications sur son adresse e-mail de la part de Mobiliss. Voir la page Notifications Mobiliss pour plus d'informations quant aux communications faites par Mobiliss.
Cette option permet de déterminer pour quels types d'activité un volontaire reçoit une copie des notifications automatiques.
Exemple : Un responsable SSCR et son adjoint auront idéalement tous les deux l'activité Secours en CC e-mails, de sorte que lorsque l'un des deux envoie une confirmation de l'événement, l'autre est en copie de celui-ci.
Depuis le profil d'un utilisateur, il est possible de lui ajouter une qualification ou une compétence, avec une éventuelle date de fin (date de péremption). A terme, les qualifications ne seront plus gérées au sein de Mobiliss mais seront issues du Fichier des Volontaires.
Depuis le profil d'un utilisateur, il est également possible de lui assigner du matériel. Voir le guide de gestion des inventaires pour plus d'informations à ce sujet.
A l'origine, Mobiliss ne travaillait que sur 3 rôles distincts (administrateur, staff et gestionnaire de mobilisations), cependant dans l'optique d'ouvrir Mobiliss à d'autres activités que les Secours et pour permettre une répartition plus exacte des tâches de chaque responsable au sein d'une section ou unité, Mobiliss a évolué vers un système de "permissions" beaucoup plus précises. En voici leur description :
Il est à noter qu'à part les 3 premiers rôles (en rapport avec Mobiliss ou avec les utilisateurs), tous les autres rôles peuvent être limités à une ou plusieurs activités Croix-Rouge.